XII. БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЁТ. ОТЧЁТНОСТЬ. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО.
12.1.Ответственным лицом за ведение делопроизводства в Товариществе является Председатель Товарищества.
12.2. Товарищество ведет бухгалтерский учет и предоставляет бухгалтерскую
и статистическую отчетность органам статистики и налоговым органам в порядке, установленном Законодательством РФ. Книги, журналы, дела и др. документы бухгалтерского учёта ведутся Товариществом отдельно, в соответствии с требованиями законодательства по бухгалтерскому учёту.
12.3. Бухгалтерский учёт организуется и ведётся в соответствии с требованиями законодательства к бухгалтерскому и налоговому учёту бухгалтером (кассиром) или организацией предоставляющей бухгалтерские услуги и заключившей договор с Товариществом.
Бухгалтер организует строгий учет прихода и расхода денежных средств, занесение в личные лицевые счета членов Товарищества и граждан, ведущих садоводство без участия в Товариществе, поступивших от них взносов и иных обязательных платежей, составляет годовой отчет и баланс, характеризующий в денежном выражении результат финансово-хозяйственной деятельности Товарищества и состояние его средств на конец года, организует своевременную сдачу налоговых деклараций и перечисление налогов, выплату заработной платы работникам в установленные трудовыми договорами сроки, представляет необходимую финансовую документацию по требованию ревизионной комиссии.
12.4. Основу делопроизводства в Товариществе составляет упорядоченный приём, обработка, создание, выдача (пересылка) всех входящих и исходящих документов Товарищества, хранение архива. Все поступающие (входящие) и исходящие (внутренние) документы заносятся в соответствующие книги, журналы, дела в день поступления документа.
12.5. Товарищество в обязательном порядке ведёт и хранит следующие документы:
• учредительные документы Товарищества (Устав), а также изменения и дополнения, внесенные в настоящий Устав и зарегистрированные в установленном порядке; протокол собрания учредителей Товарищества, содержащий решение о создании Товарищества;
• реестр членов Товарищества;
• правоустанавливающие документы: документы, подтверждающие государственную регистрацию Товарищества;
• документы, подтверждающие права Товарищества: на земли общего назначения, на имущество общего пользования, находящееся на его учёте;
• бухгалтерские и налоговые отчеты, банковскую документацию;
• протоколы Общих собраний членов Товарищества;
• протоколы заседаний Правления Товарищества;
• протоколы Ревизионной комиссии Товарищества;
• проект планировки и застройки территории, с генеральным планом (при НЕ линии);
• приказы и распоряжения;
• договора с организациями и трудовые соглашения;
• деловую переписку;
• внутренние документы Товарищества;
• заключения аудиторов, государственных и муниципальных органов финансового контроля, документы судебных и правоохранительных органов;
• иные документы, предусмотренные Федеральными законами и иными правовыми актами Российской Федерации, настоящим Уставом, внутренними документами и решениями Правления Товарищества.
12.6. Протоколы Общих собраний членов Товарищества, подписывает председательствующий на собрании. Протоколы Общих собраний членов Товарищества в форме заочного голосования подписывает Председатель Товарищества. Протоколы заверяются печатью и хранятся в делах Товарищества не менее сорока девяти лет в доме Правления Товарищества.
12.7. Протоколы заседаний Правления оформляются в недельный срок, подписываются Председателем Товарищества, заверяются печатью и хранятся не менее сорока девяти лет.
12.8. Документы, составленные ревизионной комиссией, подписываются членами ревизионной комиссии и хранятся в делах Товарищества постоянно.
12.9. Не подлежат уничтожению документы:
- приходно-расходные сметы Товарищества;
- документы по приёму взносов и платежей в течении 5 (пяти) лет;
- протоколы Общих собраний, заседаний Правления, комиссий;
- отчёты ревизионной комиссии или внешних аудиторов;
- договоры с подрядными организациями и акты приёмки работ;
- документы на имущество общего пользования;
- акты уничтожения документов в течении 5 (пяти) лет.
12.10. Малозначительные документы Товарищества могут быть уничтожены по истечении 3 (трёх) лет с момента их создания или получения Товариществом. Уничтожение документов проводится по решению Правления Товарищества с обязательным участием председателя ревизионной комиссии. Факт уничтожения документов фиксируется актом об уничтожении, в котором обязательно указываются:
- номер протокола заседания Правления Товарищества;
- наименование, даты регистрации, номера уничтоженных документов;
- лица, осуществившие уничтожение документов.